Teksti Elina Mäntylä, Suomen Näyttelijäliitto

Juridisesti apurahatyöryhmä on usean ihmisen yksikkö tai oikeastaan erilaisten sitoumusten verkko. Oikeuksia ja velvollisuuksia syntyy sekä ryhmän jäsenten välillä että ulkopuolisiin tahoihin. Suuri osa asioista sovitaan suullisesti tai joskus jopa oletustenvaraisesti. Kun sitten erimielisyyksiä syntyy, saattaa olla yhtä monta käsitystä tarkoitetusta kuin mitä on ryhmässä jäseniä.

Vaikka apurahaprojektiin yleensä lähdetään suuren taiteellisen palon sytyttäminä – kannattaa istua alas ja laatia ryhmälle pelisäännöt – mieluiten paperilla. Näin vältytään turhilta erimielisyyksiltä, jotka johtuvat puhtaasti väärinymmärryksistä.

Seuraavassa muutamia huomioita ajatuksia herättämään. Valmista apurahasäännöstöä ei valitettavasti ole olemassa.

Työryhmä

Työryhmän ja sen jäsenten asema määrittyy useimmiten apurahahakemusten perusteella. Hakemuksien perusteella kunkin ryhmän jäsenen aseman määrittelee eri yhteyksissä esim. apurahan myöntäjä, verottaja tai työvoimaviranomaiset. Välttämättä eri tahojen tulkinnat eivät ole yhteneväiset keskenään saatikka samat kuin mitä työryhmän jäsenet ovat itse tarkoittaneet.

Apurahan myöntänyt taho saattaa kuvitella myöntävänsä apurahan koko työryhmälle, kun hakija onkin tarkoittanut sen omaksi apurahakseen palkatakseen itselleen työntekijöitä projektin toteuttamiseksi.

Epäselvyyksiä saattaa aiheutua myös siitä, että alun perin apurahaa hakeneeseen työryhmään kuuluu viisi henkilöä, joista yksi vaihtuu projektin aikana. Onko uusi henkilö työryhmän jäsen vai ulkopuolinen palkattu työntekijä – tai kuka sen päättää.

Kuka täällä oikein päättää

Alun perin apurahaprojektiin mukaan tulevat henkilöt useimmiten varmaankin ajattelevat, että kyseessä on yhteinen ponnistus, mutta silti on tärkeää miettiä päätöksentekokäytännöt etukäteen. Onko niin, että kovaäänisin lopulta ottaa johtajan aseman vai säilyykö demokratia tasapuolisena?

Eräs työryhmä haki erillisiä apurahoja, osan henkilökohtaisina ja osan työryhmälle ja sen lisäksi ryhmälle kertyi pääsylipputuloja. Apurahat tulivat kaikki saman henkilön tilille ja hän keräsi myös pääsylipputulot. Työryhmän jäsenet maksoivat joitain kuluja omasta pussistaan kuvitellen, että saavat myöhemmin omansa yhteisestä potista. Vaan ei, tämä työryhmän jäsen, jolla rahat olivat hallussaan päätti muiden yllätykseksi, että kyseessä olikin koko ajan ollut hänen projektinsa. Ja että se päättyi nyt. Lopputulos oli, että päätöksentekijäksi tuli se, jolla oli rahat hallussa. Palkkaturvahakemukseen kyseinen henkilö kuitenkin vastasi, että ehei, ei hän mikään työnantaja ollut, vaan yksi työryhmän jäsen.

Mitä ollaan tekemässä

Mitä on tarkoitus tehdä – onko siis tarkoitus valmistaa esitys, jota esitetään rajattu määrä kertoja vai onko tarkoitus lähteä kiertueelle? Tällä on esimerkiksi merkitystä sovittaessa ohjauksesta tai lavasteista – miten kauan niitä saa käyttää ja saako niitä muuttaa eri esitystiloihin sopiviksi.

Tarkoituksen selvittäminen on tarpeen jo pelkästään sen vuoksi, että itse kunkin aikataulu voidaan ottaa huomioon.

Hankalammaksi asia saattaa muodostua suurehkossa projektissa, johon haetaan apurahoja useammasta eri paikasta, koska suunnitelmissa on toteuttaa projekti ensi vuonna. Rahoituksen riittävyyden selvittyä, aikataulukin saattaa siirtyä ja voi olla, etteivät kaikki alun perin mukaan tulleet enää voikaan olla mukana. Tuossa vaiheessa täytyy kartoittaa koko projektin tilanne mahdollisesti uudestaan.

Talous on luottamusta

Apurahaprojektin perusta on luonnollisesti kunnollinen toimintasuunnitelma ja huolellisesti mietitty ja valmisteltu budjetti. Budjetti kannattaa miettiä nimenomaan työryhmää varten, ei pelkästään apurahanmyöntäjiä varten.

Alun perin pitäisi myös sopia, kuka on päävastuussa taloudesta ja kirjanpidosta. Ilman kunnollista kirjanpitoa, vaikka vain käsin ruutupaperille, ei missään tapauksessa kannata toimia. Mikä on turhempaa kuin riidellä siitä, etteivät ryhmän jäsenet tiedä mitä rahoille on tapahtunut.

Kunnollinen kirjanpito on tarpeen myös apurahatilityksiä ja verottajaa varten.

Ennen koko projektin alkamista pitäisi rauhassa miettiä, että mitä kaikkia apurahoja tai muuta rahoitusta haetaan ja miten rahat käytetään ja jaetaan. Se helpottaa myös apurahahakemusten laatimista – tietää minkälaisia apurahoja pitää hakea, kuluihin vai työskentelyyn. Taloudellisesti järkevintä on hakea apurahat työryhmälle ja nimetä jäsenet apurahahakemuksissa. Näin ne voidaan jakaa eteenpäin apurahoina työryhmän jäsenille.

Entä jos rahat loppuvat kesken?  Rahoja on käytetty kuluihin ja ehkä jaettu jonkin verran ryhmän kesken. Ja vielä olisi laskuja maksamatta. Vastuussa ulkopuolisen suuntaan on koko ryhmä, tosin esim. vuokranantaja perii vuokraa ensisijaisesti siltä, joka on vuokrasopimuksen allekirjoittanut.

Koska harvoissa pankeissa (lue ei missään) suostutaan avaamaan tilejä työryhmän nimiin, on käytännössä pakko avata tili tai ohjata ryhmän rahat jonkun jäsenen henkilökohtaisen tilin kautta. Vaikka ryhmän kassa ei kokonaan katoaisikaan yhden jäsenen käyttöön, niin helposti syntyy erimielisyyttä ja epäselvyyttä siitä, että apurahoja tai lipputuloja on tullut eri henkilöiden tileille ja jotkut maksavat kuluja omista rahoistaan ja toiset apurahoista tai muista työryhmän rahoista. Toiset säästävät kuitit ja toiset eivät, joidenkin roolitarvikkeet maksetaan työryhmän rahoista ja jotkut saattavat käyttää omia vanhoja vaatteitaan. Hirveä määrä pieniä asioita sinällään, mutta kun jostain tulee riita, niin pienetkin asiat saavat suuret mittasuhteet.

Kuka alkaisi työnantajaksi?

Yleisintä ja taloudellisesti järkevintä on hakea apurahat työryhmälle, mutta työryhmäkin voi joutua palkkaamaan jonkun esim. hoitamaan tekniikkaa. Periaatteessa työryhmän pitäisi voida olla porukkana työnantajana, mutta käytännössä on helpompaa, jos joku ottaa työnantajan vastuut hoidettavakseen.

Näitä työnantajan velvollisuuksia on mm. palkatulla työntekijällä oikeus asianmukaiseen työsopimukseen, työ- ja palkkatodistukseen ja esim. sairausajan palkkaan. Työnantajalla on velvollisuus hoitaa sosiaalikulut ja ennakonpidätys. Työnantajan velvollisuutena on säilyttää tiedot 5 vuotta. Jos eläke jää tilittämättä, niin Eläketurvakeskus perii niitä sitten vuosien jälkeen työnantajaksi ilmoittautuneelta. Työnantaja vastaa lisäksi työturvallisuudesta.

Käytännöllisiä ohjeita työnantajan velvollisuuksista löytyy mm. seuraavilta nettisivuilta:

www.palkka.fi

www.vero.fi

Entä kun joku tekee sopimuksia työryhmän nimissä?

Jos joku tekee sopimuksen työryhmän nimissä, hän toimii ryhmän valtuutuksen nojalla. Periaatteessa vastuussa ovat siis kaikki, mutta käytännössä ulkopuolinen kohdistaa omat vaatimuksensa varmasti siihen, joka on laittanut nimensä paperiin.

Tekijänoikeudet

Valitettavan usein apurahatyöryhmän keskinäinen riita liittyy (raha-asioiden lisäksi) tekijänoikeuksiin. Osittain kyseessä saattaa olla nk. taiteellinen erimielisyys – ohjaajalla, käsikirjoittajalla tai koreografilla on oikeus päättää teoksen muuttamisesta. Kun työryhmä on yhdessä vaikka käsikirjoittanut (puhutaan nk. yhteisteoksesta), niin kukaan ulkopuolinen ei pysty selvittämään kenellä on lopullinen päätösvalta. Tekijänoikeuslain mukaan yhteisteoksesta päättävät kaikki tekijät yhdessä. Pelkkä idea ei saa tekijänoikeudellista suojaa.